Kuidas valida raamatupidajat: 7 olulist kriteeriumit

Miks on õige raamatupidaja valik ettevõtte jaoks kriitilise tähtsusega?

Raamatupidaja on ettevõtte üks olulisemaid partnereid. Ta vastutab selle eest, et raamatupidamine vastab seadusele, maksud on õigeaegselt tasutud ning finantsotsused põhinevad korrektsel teabel. Vale valik võib kaasa tuua maksurikkumisi, trahve ja asjatut stressi. Seetõttu on oluline teada, kuidas valida raamatupidajat, kes sobib just sinu ettevõttele.

Oleme kokku pannud 7 olulist kriteeriumit, mida raamatupidaja valimisel arvestada.

1. ERK tunnustus – kvaliteedi garantii

Eestis saavad raamatupidamisteenust pakkuda ainult ettevõtted, kes on kantud Eesti Raamatupidajate Kogu (ERK) tunnustatud raamatupidamisettevõtete nimekirja. Alates 2010. aastast kehtiv Raamatupidamise seaduse nõue tagab, et tunnustatud ettevõtted vastavad kvaliteedistandarditele ja nende töötajatel on nõutav erialane pädevus.

Enne raamatupidajaga lepingu sõlmimist kontrolli alati, kas ettevõte on ERK nimekirjas. See on esmane kvaliteedi märk. Mingelston OÜ on ERK tunnustatud raamatupidamisettevõte.

2. Erialane kogemus ja spetsialiseerumine

Raamatupidamine ei ole universaalne – erinevatel tegevusaladel on oma eripärad. Küsi raamatupidajalt:

• Kas tal on kogemust sinu valdkonnaga (e-kaubandus, ehitus, IT, toitlustus)?
• Mitu aastat on ta raamatupidamisteenust pakkunud?
• Kas ta tunneb konkreetseid maksuaspekte sinu tegevusalal?

Kogenud raamatupidaja märkab probleeme enne, kui need tekivad, ja oskab anda proaktiivset nõu maksude optimeerimiseks.

3. Sertifikaadid ja erialane haridus

Küsi, milline on raamatupidaja erialane haridus ja sertifikaadid. Eestis on levinuimad:

• Raamatupidaja kutsetunnistus (kutsetase 5 või 6) – väljastab Eesti Raamatupidajate Kogu
• Vandeaudiitori kutse – kõrgem kvalifikatsioon auditeerimiseks
• Täienduskoolitused – head raamatupidajad käivad pidevalt koolitustel, sest seadused muutuvad

Erialane haridus tagab, et raamatupidaja on kursis kehtiva seadusandlusega ning tunneb raamatupidamise põhimõtteid süvitsi.

4. Kasutatav tarkvara ja automatiseerimine

Kaasaegne raamatupidamine põhineb hea tarkvara kasutamisel. Küsi, millist tarkvara raamatupidaja kasutab:

• Kas ta kasutab tunnustatud raamatupidamistarkvara (Merit Aktiva, SimplBooks, Directo)?
• Kas e-arved on automaatselt integreeritavad?
• Kas pangaväljavõtted imporditakse automaatselt?
• Kas sul on juurdepääs oma raamatupidamisandmetele reaalajas?

Automatiseeritud raamatupidamine tähendab vähem vigu, kiiremaid tulemusi ja madalamat hinda. Hea raamatupidamispartner investeerib tehnoloogiasse, et säästa kliendi aega.

5. Hind ja läbipaistvus

Raamatupidamisteenuse hind varieerub Eestis oluliselt. Mõned olulised aspektid:

• Mis hinna sees on? – Kontrolli täpselt, mis teenused on kuuhinna sees ja mis on lisatasu eest
• Kuidas hinnastatakse lisatöid? – Aastaaruanne, maksudeklaratsioonid, konsultatsioonid
• Kas hind on fikseeritud või mahupõhine? – Mahupõhine hind on õiglasem, kuid fikseeritud hind annab selguse

Odaim valik ei ole alati parim. Vigade parandamine ja trahvid maksavad rohkem kui korraliku raamatupidaja tasu. Samas peavad hinnad olema mõistlikud ja konkurentsivõimelised – Eestis on raamatupidamisteenus väikeettevõttele üldjuhul 50–200 €/kuus.

6. Reaktsioonikiirus ja kättesaadavus

Hea raamatupidaja vastab küsimustele mõistliku aja jooksul. Küsi:

• Kui kiiresti vastatakse e-kirjadele (ideaalis 1–2 tööpäeva jooksul)?
• Kas ta on kättesaadav ka kiireloomuliste küsimuste korral?
• Kes on asendaja puhkuste ja haiguste korral?

Maksutähtajad ei oota – kui raamatupidaja on kättesaamatu kriitilistel hetkedel, võivad tekkida hilinemistrahvid. Hea raamatupidamispartner tagab katkematu teenuse ka siis, kui põhispetsialist on eemal.

7. Lisateenused ja nõustamine

Parimad raamatupidajad ei ole ainult numbrite sisestajad – nad on ettevõtte finantsnõustajad. Küsi, kas raamatupidaja pakub:

• Maksunõustamist ja planeerimist
• Abi aastaaruande koostamisel
• Palgaarvestust
• Äri registreerimist ja lõpetamist
• Finantsanalüüsi ja eelarve koostamist

Kompleksne teenus ühelt partnerilt on sageli tõhusam ja odavam kui erinevate spetsialistide kasutamine.

Küsimused, mida esitada potentsiaalsele raamatupidajale

Esimesel kohtumisel või kirjavahetusel küsi:

1. Kas teie ettevõte on kantud ERK tunnustatud raamatupidamisettevõtete nimekirja?
2. Millist raamatupidamistarkvara kasutate?
3. Kas teil on kogemust meie tegevusalaga?
4. Mis on kuuhinna sees ja mille eest lisatasu küsite?
5. Kui kiiresti vastate klientide küsimustele?
6. Kes on minu kontaktisik ja mis juhtub tema puhkuse ajal?

Punased lipud – millest hoiduda

Ole ettevaatlik, kui raamatupidaja:

• Ei ole ERK nimekirjas
• Lubab ebarealistlikult madalat hinda ilma selgituseta
• Ei suuda selgitada, mis on hinna sees
• Ei soovi kirjalikku lepingut sõlmida
• Vastab aeglaselt juba enne lepingut

Õige raamatupidaja on usaldusväärne partner, kes aitab su ettevõttel kasvada ja hoiab finantsilised riskid minimaalsetena.

Vajad professionaalset raamatupidamisteenust? Mingelston OÜ pakub automatiseeritud ja kaasaegset raamatupidamist alates 50€ kuus. Küsi tasuta konsultatsiooni!

Kasulikud viited

Tunnustatud raamatupidajate nimekirja leiad Eesti Raamatupidajate Kogu veebilehelt. Vaata ka EMTA nõudeid raamatupidamisele.

---

Loe ka

• Laekumiste ja maksete haldamine: parimad praktikad
• Amortisatsioon ja põhivara arvestus: täielik juhend
• Inventuur: mis see on, kuidas teha ja miks on oluline
• Levinumad raamatupidamise vead ja kuidas neid vältida
• Kuidas teha kasumiaruannet: samm-sammult juhend

Vaata ka: Palga kalkulaator | Kõik teenused